Introduction
Réaliser un événement peut faire peur et pour cause, vos visiteurs ne se doutent pas du nombre de choses à prévoir pour que tout se déroule sans problèmes. Il y a tellement de choses à gérer que l’on peut se demander par où commencer. C’est pourquoi, afin d’avoir une vision plus claire de l’organisation de votre événement, nous allons voir aujourd’hui comment nous gérons nos projets de A à Z.
1) Premier contact et définition du projet
Chaque projet commence par un échange afin de comprendre vos attentes et vos besoins. Lors de cette première étape nous allons poser les bases du projet, comprendre quel rendu vous attendez et les besoins prioritaires pour votre événement.
Pendant ce premier échange, nous recueillons les informations essentielles : le type d’événement, le lieu, les dates, le nombre de participants, les contraintes particulières et quel rendu final vous souhaitez. Cela nous permet également de définir les besoins en sonorisation, éclairage, vidéo, structures, en fonction du format de l’événement.
À partir de ces informations, nous allons pouvoir commencer à réfléchir à des solutions techniques et à estimer une ébauche de devis. Le matériel à prévoir, le personnel nécessaire, la logistique, le temps d’installation, et les contraintes liées au lieu sont à prendre en compte dès le début du projet.
Cette phase de préparation permet de vérifier si le projet est faisable, de prévoir les principales difficultés et de proposer un rendu adapté à votre budget.
2) Repérages techniques et devis
Ensuite nous réalisons un repérage sur le lieu de l’événement, il s’agit d’une étape très importante, le but étant de prévoir toutes les contraintes techniques et d’envisager un plan d’installation.
Nous allons vérifier les accès sur place : peut-on décharger un camion, y-a-t’il des issues de secours, faut-il se présenter à un accueil ?
Dans la même optique c’est le moment pour notre chargé de projet de voir où il pense installer le matériel comme la scène, le tout en prenant en compte les arrivées électriques à proximité ou encore les issues de secours ou les espaces pour le traiteur etc.
Un plan clair et précis aidera notre équipe le jour J à savoir directement où placer un matériel ou encore sur quelle prise se brancher.
C’est aussi à la fin de ce repérage que nous réalisons notre devis, en prenant en compte des potentiels rajouts , exemple : prévoir des câbles réseaux car la prise se situe assez loin de notre régie, etc
3) Préparation du matériel et ajustements
Ça y est, le jour J arrive, il est temps pour nous de préparer le matériel, le but étant déjà de ne rien oublier et de prévoir aussi des solutions de secours. En cas de problèmes nous prévoyons ce que l’on appelle du spare : des rajouts à utiliser en cas de problème pour contourner un souci technique.
Il arrive aussi qu’avec le temps passé vous avez des choses à rajouter : une demande de dernière minute pour un photobooth ou encore une “visio” qui s’est rajoutée au dernier moment.
La phase de conditionnement aide surtout à prévoir la mobilité sur place, comment transporter tout le matériel, s’il s’agit d’un événement dans plusieurs lieux comme des salles. Le tout est de ranger le matériel pour optimiser le déchargement sur place et éviter du temps perdu inutilement.
Après cela nous chargeons le matériel dans les différents véhicules, en dispatchant nos équipes en fonction des besoins
4) L’installation et les tests
Une fois le matériel arrivé sur place, nous allons pouvoir commencer l’installation. Chaque élément est mis en place en suivant le plan établi en amont, pour respecter les contraintes du lieu et garantir une installation propre.
La première étape consiste à installer les praticables, le son ou encore la vidéo. Chaque équipement est positionné de manière à obtenir le rendu souhaité puis nous validons le positionnement avec vous.
Une fois le matériel installé, il faut le câbler. On tire alors différents câbles son, vidéo ou encore réseau tout en sachant que ce ne sera pas le rendu final.
L’installation terminée, place aux tests ! Nous vérifions que chaque équipement fonctionne correctement : test son, réglages des projecteurs, envoi de vidéo sur les écrans LED, connexions réseau ou encore colorimétrie des caméras. Si nécessaire, nous effectuerons des ajustements pour obtenir le meilleur résultat possible.
Une fois que le tout fonctionne on passe à l’étape du clean : on rend l’installation la plus propre possible, comme en installant des passages de câbles pour rendre l’accès plus simple, en mettant des jupes de scène pour cacher les pieds de praticables, etc
Et juste avant l’arrivée du public on effectue un filage, c’est un déroulé assez grossier de l’événement, cela nous permet de prévoir les changements de diaporamas, d’anticiper les timings de jingles, etc. Voilà nous sommes prêts à recevoir le public
5) Exploitation et démontage
Une fois l’installation faite et les tests validés, place à l’exploitation !
Pendant toute la durée de l’événement, nos techniciens vérifient le bon fonctionnement du matériel. Son, éclairage, vidéo, ou encore diffusion de présentations : chaque élément est piloté en fonction du déroulé de l’événement.
Cette étape demande de la concentration et de l’anticipation. Nous travaillons avec les intervenants pour lancer les contenus au bon moment, gérer les prises de parole et rendre la technique invisible.
Une fois l’événement terminé, nous passons au démontage. Une fois vos visiteurs partis, nous éteignons le matériel et commençons à démonter. Chaque élément est ensuite rangé dans son flightcase pour faciliter son transport et éviter les dégâts.
Place ensuite au chargement des véhicules, en optimisant l’espace et en tachant de ne rien oublier sur place.
De retour dans notre stock, nous déchargeons et vérifions l’état du matériel avant de les ranger.
Cette dernière étape est tout aussi importante que les précédentes : elle permet de clôturer la prestation proprement et de préparer le matériel pour les prochains événements.
Conclusion
Comme vous pouvez le voir, organiser un événement demande pas mal d’anticipation et de cohésion. Il faut penser aux moindres détails, et certains aspects auxquels on ne pense pas forcément au départ peuvent vite prendre de l’importance une fois sur place.
Notre conseil ? Prenez le temps de bien préparer votre projet, posez-vous les bonnes questions et n’hésitez pas à vous faire accompagner si certains aspects techniques vous dépassent. Mieux vaut prévoir un peu trop que de devoir trouver une solution dans l’urgence le jour J !
Et surtout, gardez en tête que tout ne se passe pas toujours exactement comme prévu. L’essentiel est d’avoir une bonne organisation, une équipe qui communique et des solutions pour faire face aux imprévus.
